Det är inte alls ovanligt att ett större företag jobbar med en mängd olika leverantörer inom en rad olika områden. Ni kanske har en leverantör för IT-produkter, en för frukt, en annan för kaffe, en tredje för kontorsmaterial och en fjärde för städning - och som kontorsansvarig är det ditt ansvar att allt flyter på.
Konsekvensen blir att hanteringen kring detta stjäl mycket av din dyrbara tid - tid som du istället skulle kunna lägga på mer effektiva och bekväma arbetsdagar för både dig och dina kollegor.
Därför - 3 konkreta tips som minskar antalet leverantörer och kontaktytor på jobbet.
1. Lägg tid på att hitta rätt leverantör
Det är viktigt att anlita leverantörer som vi kan lita på och som tack vare sin expertis och flexibilitet kan ge oss som företag den bästa tänkbara lösningen. Vi behöver avsätta extra tid för research och samla in offerter vid ett byte eller ny upphandling. Prioritera att träffa de leverantörer som ni tycker verkar intressanta. När ni ses - var noga med att leverantören förstår ert behov och har rätt förutsättningar för att möta dem, till exempel genom att kunna erbjuda skräddarsydda lösningar.
2. Satsa på helhetsleverantörer i första hand
Idag finns betydligt fler företag som erbjuder helhetslösningar än tidigare, och fördelarna är många. Med en helhetsleverantör får du till exempel allt på en och samma faktura och du har samma kontaktperson för de tjänster som ingår i avtalet. Att du plötsligt har en kontaktyta istället för flera kommer spara mycket administrativ tid.
3. Se över nuvarande leverantörer och avtal
Har ni idag avtal med leverantörer som inte fungerar optimalt eller som inte svarar upp till era behov? Oavsett om det beror på att relationen fungerar mindre bra, eller om ni vill expandera eller minska det aktuella avtalsområdet, så är det alltid värt att se över om det finns andra aktörer som kan göra jobbet bättre. Det är också viktigt att hålla koll så att ni inte betalar för mer än det ni faktiskt använder. Till exempel, har ni en stående leverans av kontorsmaterial som inte går åt? Då kan det vara läge att kika på mer kostnadseffektiva alternativ.
***
Vill du få ännu fler tips på hur du kan få bättre flyt under dina arbetsdagar? Till vår nya guide"Smidigare arbetsdagar med bättre flyt" har vi intervjuat flertalet personer med lång erfarenhet av kontorsansvar, som berättar och ger tips om hur de löser vanliga utmaningar på jobbet. Ladda ner materialet här!
