Öppet kontorslandskap och aktivitetsbaserat arbetssätt är två mycket omdiskuterade företeelser. Convini har pratat med Jonas Westerlund, ansvarig för Volvo Group Future Workplace, för att höra mer om vad som gör att vi mår bra på jobbet. Jonas berättar bland annat om hur framtidens arbetsplats ska se ut för att skapa goda förutsättningar för vårt välmående och det vi uträttar på kontoret.
I sin forskning har Jonas tittat specifikt på skillnaden mellan öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserat arbetssätt. Han menar att han har kunnat hitta mönster i forskningen, där han bland annat studerat hur mycket människor rör sig runt i lokalen.
– Ju mer rörlighet som individ och team, ju större nytta av aktivitetsbaserat arbetssätt. Den rapporterade rörligheten innan och efter ett projekt kan öka med hundratals procent om lika mycket fokus ägnas åt arbetssätt och den digitala miljön som man ägnar åt lokalprojektet. Det gäller även yrkesgrupper som vid projektstart upplever att det inte kommer gå, att gruppen kommer att splittras, säger Jonas Westerlund.
Enligt Jonas är därför både strukturen av team och individens arbetsmönster oerhört viktigt att titta på. Vid mätning av hur många som kommer att vara på plats samtidigt och vid dimensionering av ny miljö måste hänsyn tas till grupper som behöver kunna sitta tillsammans.
– Till exempel måste det finnas plats för team att sitta tillsammans, allt som oftast sex till tolv personer med en högsta beläggning kring 70 procent men ibland hela vägen upp till full närvaro vid vissa tidpunkter under veckan.
Ytterligare en faktor som Jonas nämner som ”den kanske mest avgörande” är tid. Det går långt mycket fortare att ändra en lokal än att genomföra förändring. Minst arton månaders projekttid där deltagare inte byts ut, rekommenderar Jonas.
Vad säger forskningen om aktivitetsbaserat arbetssätt?
– Aktivitetsbaserat arbetssätt är överlägset så länge processen är genomförd enligt konstens alla regler – till exempel att det finns förutsättningar för att röra på sig från plats till plats, säger Jonas.
Det är ovanligt att projekt lyckas genomföra alla moment man önskar under en förändring, menar han och poängterar att alla tillfällen ofta genomförs, men att deltagandet från verksamheten varierar med hur mycket annat arbete som pågår parallellt. Tid till förändringsresan blir tyvärr bortprioriterad, fastslår Jonas.
Han menar att produktiviteten, samhörigheten och lärandet påverkas negativt vid aktivitetsbaserat om möjligheten att röra på sig inte finns, eller att rörlighet inte sker trots att möjligheterna erbjuds. Enligt Jonas styrs mobiliteten av flera underliggande faktorer. Faktorer som påverkar är till exempel yrke, självledarskap, teknik, digitala arbetssätt, ledarskap och teamkänsla:
– Jag ser tydligt att egenkontroll över tystnad och att fler förstår värdet av tystnad är väsentligt för välmående och produktivitet. Att säkerställa det är steg ett.
Varför är öppna ytor passé?
– Den viktigaste resursen vi har är vår hjärna och vår förmåga att löpande komma på nya idéer. Därför är öppna ytor med över åtta personer en miljö som vår hjärna inte trivs med. Det gäller framförallt när vi behöver fokusera eller vara kreativa.
Enligt Jonas är öppet landskap något som missgynnar både individen och gruppen. Han pekar på att många tenderar att vilja sitta kvar i landskapet hela tiden, även tiden mellan möten.
– Vi lever dessutom i en tid av digitalisering och har en ökande tillit till varandra. Det gör att vårt beroende av plats går ner allt mer.
Fler och fler väljer med digitaliseringens möjligheter att ha hela världen som sin kontorsplats. Läs blogginlägget Vad är en digital nomad och vad gör en giggare för att få mer koll på läget.
”Framtidens arbetsplats är empatisk”
Jonas tänker att framtidens arbetsplats är en plats där människors olikheter används som styrkor. Det är också en plats där det är självklart att det går att inrymma aktivitetsbaserat och fasta platser i samma lokal:
– Det är självklart att vi gillar olika även på jobbet, vi gillar ju inte samma saker på hemmaplan. Fasta platser är inte längre ett undantag, det är en naturlig del, säger Jonas.
Han uppskattar däremot att behovet av fasta platser kommer att fortsätta gå ner. Och han tror att det kommer vara en liten del av lösningen, någonstans mellan fem och 25 procent.
Jonas menar också att fokus på arbetsplatsen i framtiden går bort från vad jag har rättighet till och vad jag ska ha, till vad jag kan ge andra. Andras självförverkligande kommer att ge individen energi:
– Det är lite som att man som vuxen är mer intresserad av att ge än att få julklappar.
Utöver det siar han om att vi kommer att se mer distansarbete och fler satellitkontor runtom i Sverige i framtiden:
– Vår infrastruktur håller inte för att vi alla ska sträva mot en viss gps-koordinat varje dag, säger Jonas Westerlund.
***
Forskning visar att vi behöver ta hänsyn till en rad olika faktorer relaterade till arbetsmiljö för att uppnå välmående och trivsel på arbetsplatsen. Till exempel måste det finnas förutsättningar för rörlighet på kontoret. Att kunna byta miljö för att hålla sig effektiv hela arbetsdagen är centralt. I vår rapport har vi samlat smarta tips på hur vi kan få till de effektiva pauserna på jobbet. Ladda ner den gratis här!
