Ett otydligt mejl kan snabbt leda till 25 nya i inkorgen - och det vill vi gärna undvika. Men hur ska vi egentligen formulera våra jobbmejl på smartast sätt för att slippa långa och tidskrävande mejlkonversationer? Vi frågade mejlexperten Anna Bojlert.
Mejlen är idag den allra vanligaste kommunikationskanalen på jobbet och rensar vi inte inkorgen dagligen är det lätt att den snabbt svämmar över. Vi har i tidigare blogginlägg samlat en rad smarta tips på hur vi ska tänka kring vår mejlhantering, men det är också viktigt att vi tänker till kring själva kärnan - hur vi faktiskt formulerar oss.
Anna Bojlert, som driver företaget Beminded, coachar dagligen företag i hur de skapar en bra mejlkultur. Här är hennes bästa tips när det gäller hur vi skriver mejl.
Annas 7 bästa mejltips:
1. Tydlig ämnesrad. I ämnesraden ska det tydligt stå vad mejlet gäller och när du förväntar dig ett svar. Ni kan också införa interna förkortningar om mejlet gäller exempelvis enbart information (I), om det är ett beslut som ska tas (B), diskussionsunderlag (D) etc. Förkortningen kan också finnas med i ämnesraden.
2. Inled med en sammanfattning. Speciellt i ett lite längre mejl är det bra om du inledningsvis kort förklarar vad mejlet handlar om och vad du vill att personen ska göra med informationen. Mottagaren kommer läsa det som står överst först och skumma igenom resten, så det är viktigt att du får fram det viktigaste först.
Ladda ner vår guide "Smidigare arbetsdagar med bättre flyt" gratis
3. När du gruppmejlar. Här är det ännu viktigare att du startar med en tydlig sammanfattning där du förklarar vad som behöver göras, vad respektive person i tråden ska göra och att en tydlig deadline finns med. Undvik att skriva deadline nästa vecka, ange ett faktiskt datum.
4. När du vidarebefordrar ett mejl. Skriv inte bara "se nedan" utan ge en snabb sammanfattning och förklara vad mottagaren förväntas göra, även om det bara är att läsa igenom. Se det som en trevlig service till mottagaren.
5. Gör dina mejl sökbara. Ofta behöver du gå tillbaka och söka efter gamla mejl och då sparar det mycket tid om du har tydliga sökord om vad mejlet handlar om, redan i ämnesraden.
6. Bryt med ett nytt mejl. Du behöver inte svara på gamla konversationer hela tiden när du mejlar. Det blir dessutom svårare att söka i när det blir många SV: och VB: på rad. Skriv i stället ett helt nytt mejl.
7. Svara inte alla. Även om ett mejl går ut till alla på ett företag, innebär inte det att ditt eventuella svar måste gå ut till alla. Välj i stället att bara svara den personen/personerna som behöver ta del av ditt svar, så undviker du att dina kollegor får onödig mejlhantering.
8. Använd CC sparsamt. Mejl som är skickade som CC är tänkt som information, inte att mottagaren ska agera. Skicka därför aldrig viktig information som CC.
***
I slutändan handlar en bra mejlkultur om att förenkla vår vardag och minska momenten som stressar oss och får oss att må dåligt. Vill du få fler tips hur du kan få bättre flyt under dina arbetsdagar? I vår nya guide har vi samlat tips från personer, med lång erfarenhet i rollen som kontorsansvarig, som berättar om hur de löser sina största utmaningar på jobbet. Guiden laddar du ner gratis via länken nedan!
