Alla har vi upplevt dem, de där effektiva stunderna där vi med fullt fokus slukas av våra arbetsuppgifter. Entreprenörsduon Malin Jilkén och Anna Sundström skulle beskriva det där härliga tillståndet som "Work Flow" och tillsammans har de utvecklat en egen strategi kring hur vi kan öva oss till att bli riktiga floworkers på jobbet.
Anna Sundström och Malin Jilkén har tydliga mål med sin Work Flow-strategi - de vill skapa välmående på arbetsplatser och hjälpa oss att hitta fokus, bli mer effektiva, minska stressen – och samtidigt ha kul på jobbet! Delar som blir allt viktigare i en tid där vi alla påverkas av det ständiga digitala bruset och där många företag brottas med höga sjukskrivningstal och stressade medarbetare.
Ladda ner vår rapport "Den effektiva pausen" gratis!
Efter att själva ha arbetat i miljöer där arbetsuppgifterna hopat sig, där fokuset försvunnit och där stressen tagit över – bestämde sig Anna och Malin för att det var dags för en förändring i livet.
I dag driver de företaget Floworkers och håller i workshops och föreläsningar ute på företag. De bjuder även regelbundet in till så kallade Work Flow-dagar som är öppna för alla.
Strategi i tre delar
Deras Work Flow-metod fokuserar på tre områden:
- Aktiva pauser
- Monotasking
- Relationer och teambuilding
Det unika med strategin är inte själva fokusområdena i sig, utan kombinationen av de tre tillsammans. Det är där Work Flow händer.
- Om vi tar monotasking, att göra en sak i taget, så är det så svårt att hitta fokus idag när vi ständigt har datorn och telefonen vid vår sida. Vi måste hitta vägar att förhålla oss till det. När vi sitter i ett flowpass så säger vi åt hjärnan att fokusera på en sak från to do-listan under en tidsbestämd period, i vårt fall under 25 minuters-pass, berättar Anna Sundström.
Så går det till
En Work Flow-workshop startar med att deltagarna får skriva ner en generell to-do-lista.
- Vi kallar det för flow writing och det handlar om att tömma "hårddisken", skriva ner allt som surrar i huvudet både jobbgrejer och privata grejer, säger Malin Jilkén.
Deltagarna får också skriva ner en realistisk to do-lista på saker de beräknar att hinna med under det första passet.
Därefter börjar klockan ticka. Efter 25 minuter av fokuserat arbete är det dags för en aktiv paus och kort utvärdering där en eller flera punkter på listan förhoppningsvis kan bockas av.
Fullt fokus på återhämtning
Längden på den aktiva pausen kan variera och pågå i allt från någon minut till 15 minuter. Är det en kort paus kan några djupa andetag eller enkla rörelser räcka. En favoritövning som Malin och Anna gärna använder är den så kallade powerposen där de likt Pippi Långstrump spänner armarna i luften. Gör man dessutom övningen i grupp får man garanterat några härliga skratt på köpet.
Är pausen lite längre kan det vara värt att ta en rask promenad utomhus eller satsa på en lugnare meditation - deltagaren bestämmer själv utefter egna behov.
Hjärnan får chans att ladda om
Den aktiva pausen handlar om att låta hjärnan gå från fullt fokus till återhämtning. Eftersom vår hjärna ständigt jagar belöningar är också själva avcheckningen på to do-listan en viktig del, eftersom vi då får känsla av att vi åstadkommit något bra. Det ger oss också en kick av det viktiga dopaminet, som är en nyckelspelare i hjärnans belöningssystem.
Efter pausdelen går alla in i en ny 25-minuters session med nytt fokus och så fortsätter workshopen hela dagen - deltagarna jobbar med sina egna arbetsuppgifter fast som en del av gruppen.
Relationer är viktigt
Just relationer och teambuilding har en central del i metoden och därför sitter alla deltagare tillsammans under passen. Malin och Anna poängterar vikten av att kollegor "creddar" varandra, tittar varandra i ögonen, samtalar med varandra och skrattar tillsammans. En sån enkel grej som att hälsa på varandra i korridoren ska heller inte underskattas.
- Lyckoforskning från till exempel Harvard visar ju att det inte är pengar eller den finaste jobbtiteln som gör oss lyckliga, det är relationer, och framför allt nära relationer. Så vi måste ge oss tid att bygga relationer på jobbet. Därför uppmuntrar vi kollegor att gå in i detta tillsammans, säger Anna Sundström.
Träna, träna, träna
Duon har fått mycket positiv feedback på sina workshops. 70 procent av deltagarna känner sig mindre stressade, 80 procent känner sig mer fokuserade och 100 procent känner sig mer produktiva.
Sedan ska man inte sticka under stol med att Work Flow är något som vi ständigt måste träna på.
- Precis som med kroppen på gymmet, så behöver vi träna hjärnan regelbundet. Det handlar om att ta kontroll över sitt fokus. Vi brukar jämföra fokus med en ficklampa. När du multitaskar är det som att du viftar hej vilt med ficklampan, men när du monotaskar fokuserar du på en punkt i taget. Många tror att de är bra på att jobba med många saker samtidigt, men faktum är att 98 procent av jordens befolkning inte kan multitaska. Vår hjärna tänker en sak i taget och behöver regelbundna pauser, säger Malin Jilkén.
Vill du läsa mer om hur viktigt det är att vi pausar under våra arbetsdagar för att vi ska fungera optimalt och må bra? I vår rapport har vi samlat forskningsrön kring pausen och hur vår hjärna fungerar. Ladda ner materialet gratis här nedan!
