Här får personalen tid till reflektion varje vecka

LYCKADE HÄLSOSATSNINGAR PÅ FÖRETAG - DEL 4. Tar du dig tid att stanna upp och verkligen reflektera över ditt arbete under din arbetsvecka? De allra flesta av oss svarar antagligen nej på den frågan.

Men på företaget Youcall i Piteå ser situationen annorlunda ut.

Här pågår nämligen en spännande och framgångsrik satsning som ger samtliga anställda upptill fyra timmars avsatt tid för just det ändamålet. 

- Det här borde införas på alla arbetsplatser, konstaterar Youcalls VD Tony Nilsson, som är initiativtagaren till reflektionsarbetet.

Det går nästan att se ledningsgruppens frågande miner framför sig när Youcalls VD Tony Nilsson för fyra år sedan presenterade idén med reflektionstid och uppmanade dem alla att framöver lägga fyra timmar av sin arbetsvecka på reflektion. 

"Det är inget vi har tid med" var reaktionen från de flesta. Hela 10 % av arbetstiden skulle alltså läggas på reflektion över hur vi jobbar?

Men initiativet drogs igång och deltagarna började sakta finna sina egna sätt att hitta till reflektionen. Någon tog sig ut i skogen, en annan stängde dörren till arbetsrummet, en tredje gick till biblioteket medan en fjärde lyssnade på musik eller ljudbok på hemmaplan. Spelreglerna var helt fria, alla fick göra som de ville, bara de försökte stanna upp och tänka.

Det viktigaste var inledningsvis att få svar på den stora frågan: Kan vi utföra samma arbete även om vi helt plötsligt blir av med 10 procent av vår arbetstid?

Tony Nilsson var helt klart nyfiken och han märkte snabbt av en förändring. 

- Det som hände var att alla levererade lika bra, och i vissa fall ännu bättre. Samtidigt blev det en bättre harmoni och glädje i gruppen. Det var riktigt häftigt att se, berättar han.

Alla anställda är delaktiga 

För två år sedan implementerades reflektionssatsningen till den administrativa personalen inom företaget och sedan september i fjol innefattas samtlig personal - totalt ett 70-tal anställda. Än så länge är riktlinjen två timmars reflektion varje vecka för alla, men målet är att under 2019 nå upp till fyra timmar. 

För att det ska fungera i praktiken på Youcall, som är ett form av callcenter där största delen av personalen sitter och svarar i telefon, är reflektionstiden schemalagd. 

För att få struktur har Youcall även arbetat fram en egen modell över hur reflektionsarbetet ska gå till. I ett första steg handlar det om att varje anställd ska reflektera fritt och framförallt öva på att reflektera, vilket för den ovane inte är helt lätt till en början.

Därefter följer ett kortare samtal med närmsta chef som då fångar upp idéer och tankar som kommit fram. Nästa gång kan det vara en viss frågeställning som man ombeds reflektera kring, till exempel gällande tänkbara förbättringar inom företaget.

En spinoff-effekt blir att varje medarbetare varje vecka får en avsatt tid tillsammans med sin chef där de ges en chans att framföra sina åsikter och tankar.

Men innebär inte det en ökad arbetsbelastning för cheferna?

- Nej, i slutändan genererar det mindre jobb för dem, eftersom medarbetarna genom detta blir mer och mer självgående och tar fler och fler initiativ själva. Det frigör tid. Ambitionen är att våra chefer ska lägga runt 50 procent av sin tid på att motivera och coacha sina medarbetare,  säger Tony Nilsson. 

Går vi sedan ännu ett steg framåt i Youcalls modell ska det kreativa tänkandet stå i centrum och då ska man bland annat använda sig av LEGO-byggande för att släppa loss kreativiteten. De anställda ska även få lära sig att jonglera som ett sätt att träna på att koppla bort arbetet - som en form av aktiv mindfullness. 

"Det ska vara kul att gå till jobbet"

I grund och botten är reflektionsinitiativet en metod som ska bidra till en mer välmående arbetsplats. Tony Nilsson refererar till forskningen.

- Drömmen för mig är att alla ska tycka att det är kul att gå till jobbet. Och hur skapar man en sådan arbetsplats? Forskning visar att det handlar om att låta medarbetare vara med och påverka, att de ska känna dig delaktiga. Då är det upp till företagsledningen att komma med idéer som leder till ökad motivation och ökat engagemang.

Han räknar upp en rad positiva effekter som satsningen medfört i form av förbättringar kring arbetssätt, system, tjänster och nya erbjudanden - som i sin tur lett till ökad lönsamhet.

- Vi tar helt enkelt nytta av hela organisationens tankekraft genom detta, säger han.

Minskad stress och lägre sjukfrånvaro

Ur ett rent hälsoperspektiv ser han också en rad positiva effekter i form av minskad stress bland personalen, lägre sjukfrånvaro, lägre personalomsättning och en bättre generell stämning inom företaget.

Tony Nilsson rekommenderar alla företagsledare att ha modet att våga testa.

- Visst kan det kännas konstigt att uppmana anställda att sitta och tänka och samtidigt plocka bort 10 procent av deras arbetstid, men jag är övertygad om att vi kommer fortsätta öka lönsamheten, bli en bättre arbetsgivare och få en mer kreativ personal. Det gagnar både våra kunder och medarbetare i slutändan, avslutar han.

Du har precis läst den fjärde delen i vår serie här på bloggen om lyckade satsningar som företag gjort för att få sina medarbetare att må bättre, trivas och fungera bättre på jobbet.

***

Att satsa på tid för reflektion enligt Youcalls modell är även ett sätt att främja att medarbetarna tar en paus från sitt vanliga arbete, vilket är viktigt för att vi ska fungera optimalt på jobbet. I vår rapport "Den effektiva pausen" har vi samlat en rad spännande fakta kring hur vår hjärna fungerar och varför det är så viktigt att vi prioriterar paus och återhämtning. Ladda ner materialet gratis här!